Comunicación en Proyectos - Fundamentos
La comunicación es reconocida como una actividad central y crítica en la administración de proyectos. Su adecuada gestión permite coordinar múltiples participantes, artefactos, roles y tareas en un contexto complejo y cambiante. La comunicación abarca el intercambio de modelos de dominio, avances de productos de trabajo, documentación y toma de decisiones, siendo transversal a todos los procesos y fases del ciclo de vida
(Booch et al., 2006); Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Relevancia
La comunicación efectiva implica el intercambio de información precisa, completa y oportuna entre todos los participantes del proyecto, alcanzando a todos los stakeholders, para evitar ambigüedades, omisiones y errores costosos a futuro. Las causas de fallos más frecuentes en proyectos de software suelen estar asociadas a deficiencias en los mecanismos de comunicación, tanto por la diversidad de formación y expectativas, como por el volumen y evolución constante de la información intercambiada (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Modos y Mecanismos
Se reconocen dos grandes modos de comunicación en proyectos (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010):
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Comunicación calendarizada (planificada): reuniones periódicas, revisiones de avance, presentaciones y reportes de estado, generalmente apoyadas en mecanismos síncronos (presencial, videoconferencia).
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Comunicación basada en eventos (no planificada): reportes espontáneos de problemas, solicitudes de cambio, discusiones ad hoc, gestión de crisis; suelen apoyarse en mecanismos asíncronos (correo electrónico, mensajería, foros, wikis).
Las convenciones compartidas sobre notación, metodologías, herramientas y protocolos son el mecanismo más potente para reducir malentendidos y aumentar la eficiencia comunicacional. Ejemplos: uso de UML como notación estándar, plantillas de documentos, minutas y procedimientos formales de reunión (Booch et al., 2006); Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Impacto en la Gestión de Proyectos
La correcta estructuración y evaluación de las comunicaciones es esencial para (Booch et al., 2006); Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010):
- Transferir el conocimiento entre equipos y stakeholders.
- Garantizar la trazabilidad y la justificación de las decisiones técnicas y organizacionales
- Favorecer la identificación temprana de riesgos y oportunidades.
Un diseño deficiente de los canales o la falta de convenciones y acuerdos trae como consecuencia la aparición de errores en requisitos, retrasos, pérdida de alineación y aumento de costos (Booch et al., 2006); Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).